Manual basico de Microsoft Office Word 2007

Introducción

Este manual es acerca de las funciones principales del programa Microsoft Office Word 2007. Te da a conocer las partes de la pantalla de Word y las funciones de cada una, como se puede acceder a ellas con el mouse y con el teclado. Acciones importantes como crear un nuevo documento y cambiar su formato, también te explica cómo se dividen los temas en fichas, grupos y comandos

 

INICIO

Temas:

vPantalla de Microsoft Word y sus partes

vNuevo/ guardar/ abrir / cerrar documentos

vFormato de fuente (tipo, tamaño, color, estilo)

vFormato de párrafo (Alineación, Sangria, Viñetas)

vTamaño de hoja, orientación e imágenes

 

1.   Pantalla de Microsoft Word y sus partes   Grupos                  Pestañas       Cuadros de dialogo

partes de word      Área de trabajo                                                                                            

 

·         Botón Office: Agrupa los comandos básicos para abrir, guardar e imprimir un archivo. Este botón es común en casi todas las aplicaciones de Microsoft Office 2007. Sustituye al menú Archivo de versiones anteriores de Office.

·         Cinta de opciones: Esta compuesta por fichas en las que se organizan comandos o acciones especificas. Los controles de cada ficha se organizan además en varios grupos.

·         Barra de herramientas de acceso rápido: contiene un conjunto de comandos como independientes de la ficha que se está mostrando en la cinta de opciones.

·         Cuadros de dialogo: En algunos grupos aparece en la parte inferior derecha una pequeña flecha diagonal. Esta flecha se llama iniciador de cuadros de diálogo. Al presionarla, aparecerá una caja con más opciones relacionadas al Grupo. También puede aparecer un panel de tareas con opciones detalladas de alguna actividad. Por ejemplo, éste es el Cuadro de diálogo asociado al grupo Fuente. 

 

·         Grupos que se encuentran en los diferentes tipos de fichas

 

-          En la ficha Inicio: portapapeles, fuente, párrafo, estilos y edición.

-          En la ficha Insertar: páginas, tablas, ilustraciones, vínculos, encabezado y pie de página, texto y símbolos.

-          En la ficha Diseño de página: temas, configurar pantalla, fondo de página, párrafo y organizar

-          En la ficha Referencias: tabla de contenido, notas al pie, citas y bibliografía, títulos, índice, tabla de autoridades.

-          En la ficha Correspondencia: crear, iniciar combinación de correspondencia, escribir e insertar campos, vista previa de resultados y finalizar.

-          En la ficha Revisar: revisión, comentarios, seguimiento, cambios, comparar y proteger.

-          En la ficha Vista: vistas de documentos, mostrar u ocultar, zoom, ventana y marcos.

 

·         Algunas combinaciones de teclas para seleccionar los siguientes botones:

Ficha Inicio/Fuente (cambiar de fuente o tipo de letra) Alt + O + FE

Ficha Inicio/Fuente  (Aplicar negritas) Alt + O + 1

Ficha Vista/Zoom (hacer un zoom) Alt + N + Q

Ficha insertar/Ilustraciones (insertar imágenes prediseñadas) Alt + B + Ñ

Ficha inicio/Párrafo (Centrar el texto en un párrafo) Alt + O + AJ

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2. Documento nuevo / guardar/ abrir/ cerrar documentos

Para crear un nuevo documento…

Se puede crear un nuevo documento en cualquier momento, aún y cuando exista ya un documento en pantalla. Para crear un documento nuevo utiliza la combinación de teclas <Ctrl + U>, o bien, el Botón Office/ Nuevo…

En el nuevo documento, el texto se empieza a introducir en el punto de inserción, que se identifica con un cursor vertical que aparece y desaparece. Puedes mover el punto de inserción haciendo doble clic en cualquier  área del documento.

No hay que  olvidar que en un procesador de textos no es necesario dar < Enter> al terminar cada renglón: Word se encarga de ajustar las líneas del documento, por lo que solo se debe hacer un cambio manual <Enter> cuando el párrafo termine en “punto y aparte”.

Para guardar documentos…

El texto que escribes en un nuevo documento se almacena en la computadora temporalmente, pero para conservarlo es necesario guardarlo en un archivo. Al guardar, se especifica un nombre para el documento y la ubicación en que se almacenara para recuperarlo posteriormente. Para guardar puedes usar alguno de esos métodos:

·         Botón de Office/ guardar

·         La combinación de teclas <Ctrl + G>

La primera vez que se guarda un documento, aparece el cuadro de dialogo Guardar como, para que puedas introducir un nombre e indicar en donde guardar el archivo.

Para abrir un documento…

Cuando hay un documento guardado en algún dispositivo de almacenamiento y deseamos consultarlo o modificarlo, necesitamos abrirlo. Puedes abrir un documento de cualquiera de las siguientes formas:

·         Presionando <Ctrl + A>.

·         Con el botón de office/ Abrir…

Usando cualquiera de los métodos, aparece un cuadro de dialogo donde puedes seleccionar la forma de abrir el archivo.

Para cerrar un documento…

Para cerrar un documento hacer clic en el Botón Office, y luego hacer clic en Cerrar. (Si hemos hecho alguna modificación en el documento desde la última vez que lo guardamos, nos preguntará si queremos guardar los cambios; contestar que Sí). Al cerrar el documento veremos cómo éste desaparece de la pantalla. Al cerrar Word también se cierran los documentos que tengamos abiertos.

Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo clic en el icono cerrar "X" de la esquina superior derecha de la pantalla o en el Botón Office elegir Salir de Word.

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3. Formato de fuente (tipo, tamaño, color, estilo)

Dar formato quiere decir modificar la apariencia de un texto, sin que se modifique el contenido o estructura del mismo. Tiene que ver con la apariencia o presentación del documento y caen dentro de la categoría del formato.

En los procesadores de texto la palabra Fuente significa un tipo o diseño de letra. Es posible utilizar muchas fuentes diferentes en un mismo documento, siempre y cuando estén instaladas en tu computadora. Algunas fuentes son muy comunes como Times New Roman o Arial.

El tamaño de la fuente se mide por medio de puntos, donde un punto es igual a 1/72 de una pulgada. Además de la fuente, se puede modificar o resaltar el texto utilizando letras en negrita, cursiva, subrayado, texto de color o texto resaltado. El comando Borrar Formato elimina cualquier cambio aplicado en el texto que se encuentre seleccionado.

Cambiar mayúsculas y minúsculas 

A veces se tiene un texto escrito solo con mayúsculas y deseamos cambiarlo a minúsculas o viceversa. Para no tener que hacer otra vez la captura del texto, es posible seleccionarlo y usar el comando Ficha Inicio/Fuente/Cambiar mayúsculas y minúsculas. Existen las siguientes opciones:

1.      Pone en mayúsculas la primera letra de la selección.

2.      Cambia el texto seleccionado a minúsculas.

3.      Cambia el texto seleccionado a mayúsculas.

4.      Pone en mayúsculas la primera letra de cada apalabra de la selección.

5.      Cambia todas las mayúsculas a minúsculas y viceversa.

      En el grupo Fuente de la ficha Inicio se pueden hacer todos esos cambios.

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       Formato de párrafo (Alineación, Sangria, Viñetas)

En Word, el final de un párrafo está delimitado por el uso de la tecla <Enter>. Antes de aplicar formato a un párrafo es necesario seleccionarlo o simplemente colocar el punto de inserción en él. Después se puede modificar con los comandos de la Ficha Inicio/Párrafo.

Alineación

En un párrafo, la alineación se refiere a la posicion del texto entre los márgenes izquierdos y derecho de la hoja del documento. Básicamente, el texto puede estar alineado a la izquierda, centrado, alineado a la derecha o justificado.

Interlineado

Es el espaciamiento entre los renglones de un párrafo. Si no se especifica otra cosa, el interlineado de un documento nuevo es de una línea (sencillo), pero se puede aumentar o disminuir.

Sangria

La sangría es el espacio que hay entre el margen del documento y el texto, o bien, entre el margen y la línea de cada párrafo. En la Ficha Inicio/ Párrafo están los botones de Disminuir sangría y Aumentar sangría, que son la forma más simple de mover la sangría izquierda del párrafo en que se encuentra el punto de inserción. Si necesitas mover la sangría derecha o tener más control, debes abrir el cuadro de dialogo Párrafo, usando el iniciador de cuadro de dialogo. 

Numeración y viñetas

Cuando queremos organizar vistas en un documento, se pueden agregar automáticamente números o viñetas.

Una viñeta es un pequeño símbolo que resalta los elementos de una lista, como un círculo, un cuadrado o una pequeña imagen. Las secuencias por su parte, se distinguen mejor con números o incisos. Las listas multinivel son útiles para organizar informacion en diferentes jerarquías, usando una combinación de números, incisos y sangrías. Ejemplo:

1.      Evento

·         Fecha

·         Lugar

·         Precio

ü  Adultos

ü  Niños

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      Tamaño de hoja, orientación e imágenes

     Configurar Página

Las opciones del grupo Ficha Diseño de página/Configurar página se utilizan principalmente para preparar el documento para impresión, o bien, para darle alguna presentación especial requerida en algunas tareas especificas.

1.      Márgenes: el espacio en que se puede escribir en una hoja está delimitado por los márgenes derecho, izquierdo, superior e inferior. La opción Márgenes personalizados permite definir numéricamente las dimensiones del área útil del documento.

2.      Orientación de la página: puede ser vertical (predeterminada) u horizontal.

3.      Tamaño: permite elegir alguno de los tamaños de página estándar, o bien, definir un tamaño personalizado mediante la opción Mas tamaños de papel…

4.      Columnas: para aplicar el formato de dos o más  columnas a una selección, se utiliza la ficha Diseño de Pagina/Configurar página/Columnas.

     Insertar y modificar imágenes

En un documento podemos insertar casi cualquier ilustración, ya sea una fotografía, fotografías de un CD-ROM o gráficos de Internet. Adicionalmente, Word tiene grupos de imágenes prediseñadas que se instalan con el programa.

Las imágenes se insertan mediante los botones Ficha Insertar/Ilustraciones/imagen y Ficha Insertar/Ilustraciones/Imágenes Prediseñadas

1.      Para insertar una imagen desde una ubicación, explora las carpetas disponibles para encontrarla, tal y como lo haces cuando deseas abrir un archivo

2.      EL panel de imágenes prediseñadas te permite localizar ilustraciones por nombre y categoría. Una vez que encuentres la imagen que quieres insertar, da clic sobre ella para insertarla

Cuando en un documento hay una imagen seleccionada, la cinta de opciones muestra una nueva ficha de herramientas contextuales Herramientas de imagen/Formato. Esta nueva ficha se usa para modificar, recortar y hacer ajustes a las imágenes. Prueba las acciones de cada botón para conocer su operación.

Orientación

Para cambiar la orientación, el tamaño o los márgenes de una página, es en Ficha Diseño de pagina/ Configurar Pagina/…

 

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Bibliografía:    Libro Informática aprender haciendo,  “Procesador de textos”

Autor: Carlos Zepeda Chehaibar

 

Editado por: Grupo Educare S. A. de C. V.

Av. San Mateo Nopala No. 96 Colonia Occipaco
Naucalpan, Estado de México, C.P. 53250

 

ISBN 978-968-5597-44-9
6a Reimpresión

 

Impreso en México, D. F. Abril 2011